„Ce pierdere de timp, puteam să fac altceva acum”, se aude de multe ori în timpul ședințelor. Acestea sunt semnale clare ale neproductivității unei înâlniri de afaceri, în care ar fi trebuit discutate aspecte prioritare pentru bunul mers al companiei.

Ședințele (productive) sunt părți cheie ale oricărui business. În cadrul acestora se semnează contracte, se găsesc soluții, se iau decizii importante și se stabilesc termene și condiții. Din păcate, multe întâlniri sunt considerate pierderi de timp, așa că angajații vor renunța  treptat să participle la acestea, ceea ce înseamnă timp, bani, idei de business și soluții pierdute.

Iată câteva aspecte din categoria Tips&Tricks, pentru a ne îmbunătăți viitoarele întâlniri de afaceri și, respectiv, viitoarele rezultate.

1. Stabilește ordinea de zi

Creează o ordine de zi, step-by-step, în care să menționezi ce anume veți discuta la întânlire – subiecte relevante pentru participanți și discutate pentru găsirea unei soluții/producerea unui rezultat specific. Membrii echipei ar trebui anunțați din timp despre structura clară a întâlnirii, pentru a se putea pregăti cu idei și materiale specifice subiectelor; un e-mail în care să fie menționate reperele de discuție, surse de informare și link-uri cu eventuale referințe online ar aduce mai mult focus asupra ședinței, implicare din partea membrilor și concentrare asupra rezultatelor concrete.

Dacă la finalul ședinței realizezi că nu ai îndeplinit obiectivele propuse, încearcă să găsești acei factori perturbatori și ia-i în considerare, pentru a face următoarea ședință mult mai productivă. Subiectele cu o sferă largă de generalitate să fie fragmentate în părți mai mici, specifice, care pot fi discutate/prelucrate de grupuri mai mici – și care se dovedesc ulterior a fi și mai eficiente decât discuțiile pe teme generale în grupuri mari.

Un motiv pentru care oamenii nu acordă atenție ședințelor este acela că cei „de pe scenă” nu se pregătesc destul înainte și nu au un conținut relevant pentru audiență – Peter Arvai, CEO Prezi

2. Regula „2 x Pizza”

Fiecare participant ar trebui să contribuie cu ceva relevant în timpul întâlnirii de business – să își prezinte ideile, rezultatele (oricare ar fi ele), soluțiile sau problemele. Ședințele pe teme specifice, în grupuri mici, axate pe abilitățile și capacitățile angajaților ar putea fi cheia pentru productivitatea afacerii. De aceea, ar fi prioritar să știi exact pe cine chemi la ședință și de ce: Cum ar putea contribui la producerea rezultatelor dorite? Este el/ea omul potrivit? Ar trebui să folosească aceste 60 de minute în alt mod? Cum?

Jeff Bezos, CEO Amazon, a dezvoltat o strategie prin care se asigură că oamenii potriviți sunt la locul potrivit. Astfel, managerii adună membrii echipelor pe criteriul „2 pizze să ajungă pentru toți membrii echipei respective”. Astfel, sunt invitați la întâlniri doar angajații-cheie, care pot contribui cu adevărat la ședințe.

3. Respectă programul

Fiecare întâlnire de business ar trebui să aibă un început și un sfârșit clar; în joc este timpul participanților, dar și capacitatea noastră de a face întâlnirile cât mai productive – bine planificate și focusate pe un obiectiv definit și cunoscut de toți participanții.

Planifică întâlnirile în funcție de programul echipei și ia în considerare varianta ședințelor online – atunci când timpul și/sau locația creează dificultăți. De menționat ar fi că este în regulă să nu atingi un reper de pe agenda – dar nu este în regulă să mai adaugi unul. Începe și termină ședința la ora stabilită, pe cât posibil.

4. La final, adăugăm meeting summary-ul

O persoană care să realizeze sumarul/rezumatul întâlnirii și să îl trimită tuturor participanților ar contribui semnificativ la îndeplinirea obiectivelor stabilite în ședință. În general, sumarul ședințelor cuprinde atât deciziile luate, cât și task-urile fiecăruia în parte pentru perioada următoare. Aplicații ca Minutes.io sunt folositoare pentru ca toți membrii echipei să vadă notițele și să fie conectați la zile sau chiar săptămâni după o ședință.  Astfel, informațiile vor putea fi reactualizate și prelucrate oricând, memebrii echipelor vor ști exact ceea ce trebuie să facă, iar umătoarea ședință va fi mai productivă.

Autor

Pentru că antreprenoriatul este principalul vector al progresului unei comunități. Pasionată de noile invenții, soluții și de potențialul extraordinar al românilor.