Fie că ești antreprenor, manager, lider al unei organizații sau pur și simplu te afli în poziția de conducere a unei echipe, delegarea sarcinilor este un tool necesar și eficient pentru eficientizarea demersurilor în cadrul unei companii.

Delegarea sarcinilor contribuie semnificativ la maximizarea potențialului membrilor echipei, în direcția responsabilzării și rezolvării task-urilor primite. În acest demers aparent ușor de realizat, apar bariere și rețineri din partea persoanelor aflate în pozițiile de conducere, după cum urmează să discutăm.

„Mușchiul” delegării poate fi antrenat

Cert este că acesta este o abilitate care se poate forma și consolida în timp, dar care necesită încredere în ceilalți membri ai echipei și cunoașterea reperelor de la care pornește o delegare efectivă a sarcinilor. Delegarea sarcinilor constă, în esență, în luarea deciziilor, responsabilizarea membrilor echipei și încredere – în deciziile luate și în potențialul celorlați.

De ce?

Delegăm sarcini pentru că avem mai mult timp să ne ocupăm de task-urile care necesită mai mult focus, respectiv de lucrurile care contează cu adevărat pentru noi. Mai mult, prin responsabilizare acordăm oportunități de învățare pentru ceilalți și un mediu favorabil pentru creștere și dezvoltare; îndeplinirea sarcinilor de lucru înseamnă încredere în sine, imagine de sine pozitivă, productivitate și motivație pentru succesele viitoare.

„Mai bine fac singur” sau „Nu se descurcă la fel de bine ca mine” – pot fi două din multitudinea de gânduri din mintea unui do-it-by-myself. Nepotrivite, de multe ori, deoarece nu a răspuns în primă fază la întrebarea „Sunt toate aceste lucruri necesare sau doar îmi ocupă timpul când poate și altcineva se poate ocupa de ele?”.

Dar nu astfel

Delegarea task-urilor nu are loc oricum. Necesită un nivel minim de cunoaștere al potențialului și abilităților celorlalți, pentru a fi sigur că sarcinile distribuite sunt în conformitate cu particularitățile individuale ale respectivei persoane. Ori riscăm o neîndeplinire a sarcinilor, deoarece persoana în cauză că acestea nu pătrund în aria de cunoaștere a acestuia.

Așadar, înainte de a delega task-urile vizate, pune-ți întrebările: „Mă pot baza pe abilitățile lui/ei?”,  „Sunt standardele de performanță clare și fără ambiguități?”, „Exprim clar ceea ce este de făcut? Este potrivit pentru el/ea? S-ar descurca?”, „Ofer suficientă autoritate pentru a îndeplini sarcina?”.

Așadar, primul lucru pe care trebuie să îl ai în vedere ca lider este cunoașterea colegilor de echipă. Nu este vorba doar despre abilități certificate, titluri sau numiri în funcții – este vorba și despre subtilități, nuanțe de comportament sau abilități care pot fi ulterior dezvoltate. Ar trebui, deci, să cunoști punctele tari și punctele slabe ale fiecărui coleg, incluzând potențialul și motivația fiecăruia – pentru a vedea dacă este potrivit sau nu pentru finalizarea sarcinii. Formula este simplă: cine este cel mai pregătit pentru task, acela îl primește.

Ce trebuie să fac?

Exact asta o să te întrebe, dacă cerința ta nu este însoțită de instrucțiuni clare și moduri de acțiune. Chiar dacă pentru tine toate lucrurile par simple, întotdeauna trebuie să te asiguri că sarcina pe care o delegi vine la pachet cu instrucțiuni și detalieri. Dacă ai preferințe sau mențiuni despre cum vrei să fie îndeplinită sarcina, menționează. Dacă ai un deadline sau un target pe care vrei să îl atingeți, menționează. Acest lucru va ușura tot procesul și veți evita întrebările și întreruperile ulterioare, respectiv sincopele de comunicare – o strategie eficientă pentru ambele părți.

Într-un startup, abilitățile se învață. Dacă un membru al echipei nu are abiliăți încă formate, asta nu înseamnă că task-ul rămâne nedelegat. Cele mai multe abilități pot fi și sunt învățate și exersate, iar membrii echipei vor avea de câștigat din ce în ce mai mult. Dacă ajuți acum la formarea abilităților membrilor echipei, vei economisi mai mult timp în viitorul apropiat – mai mult decât ai petrecut în perioada de „mentorat”; este, practic, o investiție în echipă și afacere.

Mai sus am menționat faptul că încrederea este unul dintre coordonatele de la care pornește delegarea sarcinilor. Atunci când delegi, oferă-i și transmite-i colegului de echipă încredere în propriile sale potențialități – asta îl va ajuta să capete încredere în sine pentru finalizarea task-ului și pentru viitoarele sarcini. Lucrurile nu trebuie să rămână astfel – verifică și evaluează continuu modul de desfășurare și fii pregătit să oferi tips-uri și sugestii acolo unde este cazul.

Cel mai important lucru

Dacă membrii echipei s-au descurcat și au finalizat sarcina cu succes, felicită-i personal și chiar la viitoarea întâlnire cu toată echipa; în caz contrar, oferă-le critici constructive pentru a ști unde și cum să îmbunătățească data viitoare – sunt feedback-uri indispensabile în acest proces de delegare, pe care orice lider trebuie să le ofere mai devreme sau mai târziu echipei.

Delegarea nu este un proces ușor. Există situații diverse și greșeli în fiecare nivel al organizației, dar cu cât mai devreme este început acest proces, cu atât mai ușor va fi pentru lider să delege corect și corespunzător sarcinile – în funcție de particularități, nivel de dificultate și priorități.

Autor

Pentru că antreprenoriatul este principalul vector al progresului unei comunități. Pasionată de noile invenții, soluții și de potențialul extraordinar al românilor.